電子契約書・文書電子化の支援

２０００年に政府によりe‐Japan構想が提起され、同年に電子署名法、２００５年にはe‐文書法が制定され主に公的機関に提出する書類や保存義務のある書類の電子化が認められました。

その後、民間企業の取引も採用する企業が増え、特に建設業界などを中心として普及し始めております。

 

１．電子取引に印紙税はかからない
　　印紙税は紙で契約締結した場合にのみ発生するものであり、電子取引で締結した場合には、印紙税は発生しませ

　　ん。

　（印紙税法2条）
　　国税庁も、電磁的記録により契約締結した場合や、ファクシミリや電子メールにより文書を交付した場合には印

　　紙税が発生しない旨明確に述べています。

　　また、電子契約書をプリントアウトしたものについても、写しには課税されないので、印紙税は発生しません。

 

２．契約締結のスピード化 

　　紙で契約を締結する場合、押印や郵送などの作業だけで1~2週間程度がかかっていました。

　　電子契約の場合、お互いがパソコンやで作業をするだけですので、早ければ2、3分で契約締結にかかわるすべて

　　の作業を終えることができます。

　　また、決裁権者が遠隔地にいても、速やかに契約締結が可能です。

 

３．適切な管理をすれば、電子帳簿保存法に基づく保存義務にも対応できる

　　税法上、注文書、契約書、領収書、見積書等の取引情報に係る書面は、７年間保存する義務があり（法人税法施

　　行規則59条ほか）、電子契約の場合には、電子取引の取引情報に関する電磁的記録を保存するか、電磁的記録を

　　プリントアウトして保存することで、これを満たします（電子帳簿保存法10条）

　　また、電子取引の保存については、所轄税務署長の事前承認も不要です（電子計算機を使用して作成する国税関

　　係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律に定める承認義務が、電子取引については規定されていないため）

 

４．コンプライアンスの強化

　　契約書を電子データとして一元管理することで、業務の透明性が向上し、抜け・漏れを少なくすることができま

　　す。

 

５．自然災害等に対する有効性

　　紙媒体の契約書は原本を保存しなければならず、本社が災害にあった場合、仮に写しが支店に保管してあったと

　　しても、その証拠性の価値は下がってしまします。（写しでは書類の改ざんが判明しづらいため）

　　しかし、電子契約書においては、複製したとしても改ざんはできないため、原本と同じ証拠力を確保することが

　　できます。

　　

１．意志の撤回

　　紙媒体であれば、契約の解除をする際、契約書の原本を返却するなどの方法がとれますが、電子契約書は前述の

　　通り、原本と同じ証拠力があるものを複製できますので、契約当事者間において意志の撤回方法をあらかじめ徹

　　底することが必要です。

 

２．現状、判例がない

　　電子ファイルに本人による電子署名が施されていれば、電子署名法3条による推定が期待されますが（ただし判

　　例なし）、電子証明書が適正に管理され本人が電子署名したことにつき、真正性を争う契約相手方からこれをど

　　う立証するかが課題と言われています（高橋郁夫ほか『デジタル証拠の法律実務Q&A』107頁（日本加除出版、

　　2015）、米丸恒治「電子署名法とその課題」Law & Technology No.19（2003）ほか）

 

３．相手方の協力が必要

　　証明書を取得するために、自社のみならず、契約相手方にも証明書発行手数料がかかり（商業登記認証局が発行

　　する1年期限の商業登記電子証明書で7,900円、更新時にも費用発生） 、さらにこれを入手するためには申請から

　　取得まで２週間程度の期間を要します。

 

４．電子証明書の有効期限

　　電子証明書は、有効期限が過ぎると検証ができなくなります。法務省が発行する電子証明書の有効期限は最長で

　　27か月であり、これより長期間保存するためには長期タイムスタンプなどの措置が必要となります。

 

５．法令による制限

　　法令上、紙媒体の『書面』における形式しか認められないものがあります。

　　（１）書面による契約が必要とされている主なもの

　　　　イ．定期借地・定期建物賃貸借契約（借地借家法22条・38条1項）

　　　　　　└ なお定期以外の賃貸借契約は、契約締結可能

　　　　ロ．労働者派遣個別契約（派遣法26条、同規則21条3項ほか）

　　（２）書面による交付が必要とされている主なもの

　　　　イ．宅地建物売買等媒介契約書面（宅建業法34条の2）

　　　　ロ．宅地建物売買等契約締結前の重要事項説明・締結後の契約内容説明（宅建業法35条1項・37条1項3項）

　　　　ハ．マンション管理業務委託契約書面（マンション管理法73条）

　　　　二．訪問、電話勧誘、連鎖、特定継続的役務提供、業務提供誘引販売（特定商品取引法4条etc）

　　　　ホ．労働条件通知（労働基準法施行規則5条3項）

　　　　　　└ なお雇用契約は契約締結可能

　　（３）商業登記申請時の添付書類として実印を押印した書面（または電子認証登記所登記官発行の電子証明書による電子署名

　　　　　ファイル）が求められる主なもの

　　　　イ．募集株式総数引受契約書（商業登記法、商業登記規則61条4項）

　　　　ロ．取締役会議事録（同上。なお取締役会議事録については会社法369条で各取締役の署名または記名押印義務あり）

　　（４）相手方の承諾を得ることで契約が可能となる主なもの

　　　　イ．建設請負契約（建設業法19条）

　　　　ロ．連帯保証契約（民法446条2項）

　　（５）相手方の承諾を得ることで交付が可能となる主なもの

　　　　イ．下請会社に対する電子受発注書面（下請法3条2項）

　　　　ロ．不動産特定共同事業契約成立前の書面・成立後の契約内容説明書面（不動産特定共同事業法24条・25条）　　

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